XMV Timer

Datenschutz

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie XMV Timer besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Das Wichtigste in Kürze

XMV Timer speichert alle Meeting-Daten (Agenda, Zeiterfassung) ausschließlich im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage). Es wird keine personalisierte Datenbank auf einem Server betrieben. Ihre Chat-Eingaben verlassen Ihr Gerät zur KI-Verarbeitung — entweder an unsere selbst betriebene Ollama-Instanz oder, je nach aktueller Konfiguration, an einen gehosteten Modell-Anbieter (z.B. Ollama Cloud Pro mit Open-Weight-Modellen). Den aktuell aktiven Modell-Namen sehen Sie unten im Footer.

Betriebs-Logs (nur Metadaten)

Für den technischen Betrieb und zur Fehlererkennung speichern wir zu jeder Anfrage an den KI-Assistenten ausschließlich Metadaten: Zeitstempel, Art der Anfrage (Chat/Finalisierung/Feedback), eine zufällige Meeting-ID, Bearbeitungsdauer, Anzahl der Nachrichten und Länge der Antwort. Diese Betriebs-Logs enthalten keine Nachrichteninhalte, keine Namen, keine IP-Adressen und keine User-IDs. Sie werden von unserem Monitoring (Grafana Loki) mit kurzer Aufbewahrung eingesammelt.

Trainingsdaten – nur auf Ihren ausdrücklichen Wunsch, anonymisiert

Wann: Nur wenn Sie im Chat-Bereich unten rechts den Feedback-Knopf drücken und absenden, speichern wir den Verlauf der betreffenden Konversation, um die Qualität des Assistenten zu bewerten und zu verbessern (Aufbau von Test-/Evaluationsdaten). Ohne Feedback-Absendung wird kein Gesprächsinhalt gespeichert.

Wie – Anonymisierung/Pseudonymisierung: Bevor der Verlauf gespeichert wird, wird er automatisiert bereinigt: Personennamen werden durch „Teilnehmer 1“, „Teilnehmer 2“ usw. ersetzt, Firmen-/Organisationsnamen durch „Organisation 1“, „Organisation 2“ usw., und weitere personenbezogene Angaben (E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN, Adressen) werden entfernt. Die eigentlichen Sachthemen bleiben erhalten. Konversationen, die in sensible oder rechtlich problematische Kategorien fallen, werden gar nichtgespeichert. Schlägt die Anonymisierung fehl, wird der Datensatz verworfen (kein Speichern von Rohdaten). Die Bereinigung erfolgt durch das eingesetzte KI-Modell (siehe Abschnitt „KI-Verarbeitung“).

Wo: Die anonymisierten Trainingsdaten werden in unserer eigenen Datenbank in Deutschland gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Produktverbesserung), umgesetzt über Anonymisierung/Pseudonymisierung und das Feedback-Opt-in.

Ihre Kontrolle: Die Speicherung von Trainingsdaten erfolgt nur durch das aktive Absenden des Feedback-Dialogs (Opt-in). Wer kein Feedback absendet, dessen Gesprächsinhalte werden nicht gespeichert — ein gesondertes „Opt-out“ ist damit nicht nötig. Der Feedback-Dialog weist vor dem Absenden ausdrücklich darauf hin, dass ein anonymisiertes Protokoll gespeichert wird und dies nicht rückgängig gemacht werden kann. Eine Löschung bereits gespeicherter Daten auf Anfrage ist möglich (Impressum-E-Mail); anonymisierte Datensätze sind Ihnen nach der Bereinigung allerdings ggf. nicht mehr zuordenbar. Die anonymen Betriebs-Metadaten fallen laufend an und enthalten keine personenbezogenen Daten.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich?
Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber (XMV Solutions GmbH). Die Kontaktdaten finden Sie im Impressum.

Wie erfassen wir Ihre Daten?
Technische Zugriffsdaten (IP-Adresse, Browsertyp, Zeitstempel) werden automatisch in Server-Logdateien erfasst. Chat-Nachrichten, die Sie an den KI-Assistenten senden, werden zur Verarbeitung an unseren KI-Anbieter weitergeleitet; serverseitig werden dazu nur Metadaten protokolliert (siehe „Betriebs-Logs“). Gesprächsinhalte werden nur gespeichert, wenn Sie den Feedback-Knopf nutzen — und dann ausschließlich anonymisiert (siehe „Trainingsdaten“). Alle weiteren Daten (Meetings, Agenden, Zeiterfassung) verbleiben ausschließlich in Ihrem Browser.

Welche Rechte haben Sie?
Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten sowie ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.

2. Hosting

Hetzner Online GmbH

Wir hosten XMV Timer auf eigenen Servern bei Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Beim Besuch der Website werden Ihre personenbezogenen Daten (insbesondere IP-Adresse) auf Servern von Hetzner verarbeitet. Die Server befinden sich ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an zuverlässigem Betrieb). Wir haben mit Hetzner einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) geschlossen.

3. KI-Verarbeitung (Ollama Cloud)

Chat-Nachrichten, die Sie an den Meeting-Assistenten senden, werden zur Verarbeitung an unseren KI-Anbieter übertragen. Derzeit nutzen wir Ollama Cloud (Ollama, ollama.com) mit einem quelloffenen Modell; der aktuell aktive Modell-Name wird unten im Footer angezeigt. Je nach Konfiguration kann stattdessen eine selbst gehostete Ollama-Instanz auf unserem GPU-Server in Deutschland zum Einsatz kommen. Dieselbe KI-Verarbeitung wird auch für die Anonymisierung der Trainingsdaten (siehe Abschnitt 1) verwendet.

Was serverseitig gespeichert wird, ist in Abschnitt 1 beschrieben: laufend nur anonyme Betriebs-Metadaten, und — ausschließlich bei Nutzung des Feedback-Knopfes — der anonymisierte Gesprächsverlauf für Qualitäts-/Evaluationszwecke. Rohe Gesprächsinhalte werden serverseitig nicht dauerhaft gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung des Dienstes).

4. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

XMV Solutions GmbH
David Koller
Am Hang 9
93164 Laaber, Deutschland
E-Mail: dsb@xmv.de

Speicherdauer

Betriebs-Logs (anonyme Metadaten) werden vom Monitoring nur kurz (wenige Tage) vorgehalten. Rohe Gesprächsinhalte werden serverseitig nicht dauerhaft gespeichert. Die anonymisierten Trainingsdaten werden zur Produktverbesserung aufbewahrt (sie enthalten nach der Anonymisierung keine personenbezogenen Daten). Im Browser gespeicherte Daten (localStorage) verbleiben bis zur manuellen Löschung durch Sie.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu wenden Sie sich an: dsb@xmv.de

SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie am „https://“ in der Adresszeile und am Schloss-Symbol in Ihrem Browser.

5. Datenerfassung auf dieser Website

Server-Log-Dateien

Der Provider erhebt automatisch folgende Informationen in Server-Log-Dateien:

  • Browsertyp und Browserversion
  • Verwendetes Betriebssystem
  • Referrer URL
  • Hostname des zugreifenden Rechners
  • Uhrzeit der Serveranfrage
  • IP-Adresse

Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.